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會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制

來源: 馬萬民 編輯: 2006/04/29 09:07:42  字體:

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  企事業(yè)單位會計電算化系統(tǒng)的建立和應(yīng)用,加快了會計信息處理的速度,提高了會計信息處理的質(zhì)量,同時也大大增加了會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的風(fēng)險。會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險比較隱蔽,難以發(fā)現(xiàn),如不引起足夠的重視,將會給單位和國家?guī)碇卮笪:?。廣大會計人員在應(yīng)用會計電算化系統(tǒng)進行財務(wù)管理工作時,應(yīng)充分認(rèn)識到會計電算化系統(tǒng)可能存在的內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險。本文從會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的角度對目前會計電算化系統(tǒng)存在的幾種風(fēng)險作一探討。

  一、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的特點

  與手工會計系統(tǒng)相比,會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制具有以下幾個方面的特點:

 ?。ㄒ唬嫈?shù)據(jù)處理高度集中化、自動化這不僅保證了數(shù)據(jù)處理的及時性。提高了處理效率,更重要的是保證了會計數(shù)據(jù)處理的一致性、完整性和準(zhǔn)確性。有助于避免或減少人為錯誤的發(fā)生。

 ?。ǘ嫈?shù)據(jù)的存儲隱蔽化

  會計數(shù)據(jù)都是以電磁信號或光信號的形式存儲于存儲介質(zhì)中,大量的審計線索是審計人員肉眼不可見的,對審計線索的篡改、銷毀和復(fù)制也不會留下任何痕跡,手工會計系統(tǒng)中所要求的劃紅線并簽章的改錯方法失去了用武之地,這大大增加了會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的風(fēng)險。

 ?。ㄈ嫈?shù)據(jù)輸入輸出的介質(zhì)化

  這是整個會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理速度最慢的一個環(huán)節(jié),極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入的錯誤,必須設(shè)立有效的數(shù)據(jù)輸入校驗措施,保證數(shù)據(jù)的有效輸入。

 ?。ㄋ模﹥?nèi)部質(zhì)量控制的程序化

  會計電算化系統(tǒng)使人工不能直接參與內(nèi)部質(zhì)量控制工作,只能通過相應(yīng)的程序來自動完成,如操作權(quán)限控制、數(shù)據(jù)權(quán)限控制等。

 ?。ㄎ澹嫈?shù)據(jù)的代碼化

  在會計電算化系統(tǒng)中,需要對會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一編碼,這樣有助于會計數(shù)據(jù)的快速高效處理。

 ?。┤藛T要求的現(xiàn)代化

  會計電算化系統(tǒng)的管理、操作和維護人員,不僅需要熟練掌握信息系統(tǒng)的理論和知識,也需要具備當(dāng)?shù)臅嬛R,這樣才能保證會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行。

  二、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的幾種風(fēng)險

  針對會計電算化系統(tǒng)存在的特點,會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的風(fēng)險主要有以下幾種:

 ?。ㄒ唬┫到y(tǒng)風(fēng)險

  系統(tǒng)風(fēng)險是指會計電算化系統(tǒng)本身由于會計軟件內(nèi)部質(zhì)量控制制度不夠嚴(yán)密等原因造成的風(fēng)險,它包括以下幾個方面的主要內(nèi)容:

  1.所使用的會計軟件沒有通過財政部門的評審就投入使用,其內(nèi)部質(zhì)量控制性能不完善。

  2.所使用的會計軟件使用前已通過財政部門的評審,但在使用過程中由于各種原因,系統(tǒng)已被程序員、有關(guān)技術(shù)人員利用工作之便非法調(diào)用甚至修改,系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制性能遭到破壞。

  3.所使用的會計軟件隨著時間的推移,其內(nèi)部的會計核算方法與現(xiàn)行的會計制度可能存在不一致的地方。

  4.會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制制度不夠嚴(yán)密,難以識別不同的操作者所具有的操作權(quán)限,甚至無法區(qū)別操作者是否合法,不能全面發(fā)揮預(yù)防、檢測和糾正錯弊的功能。

  5.當(dāng)會計電算化系統(tǒng)由計算機技術(shù)人員和單位財會人員共同開發(fā)時,一方面,由于技術(shù)人員對財會業(yè)務(wù)不熟悉,沒有全面弄懂用戶要求就開始設(shè)計系統(tǒng),另一方面,財會人員對系統(tǒng)人員的有關(guān)技術(shù)術(shù)語望而生畏,難以準(zhǔn)確表達(dá)其需求,所設(shè)計系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制性能很難符合用戶的要求。

 ?。ǘ╁e誤的連續(xù)性風(fēng)險

  手工會計中,從憑證到日記帳、明細(xì)帳、總帳均由不同人員計算登錄,并定期核對。所以幾個人同時出錯的可能性極??;而在會計電算化系統(tǒng)中,只要某一環(huán)節(jié)處理出錯,將會引發(fā)其他環(huán)節(jié)的一系列錯誤,這就是錯誤的連續(xù)性風(fēng)險。

 ?。ㄈ╁e誤的重復(fù)性風(fēng)險

  在手工會計中,會計人員在會計業(yè)務(wù)處理過程中重復(fù)出現(xiàn)同一錯誤的可能性很??;而在會計電算化系統(tǒng)中,一旦程序出現(xiàn)了錯誤甚至被非法篡改或被嵌入了舞弊的子程序,則系統(tǒng)將以同樣的錯誤快速地處理所有的會計業(yè)務(wù),后果十分嚴(yán)重。

 ?。ㄋ模┤藛T操作風(fēng)險

  這種風(fēng)險是由于會計電算化系統(tǒng)的操作人員、技術(shù)人員和維護人員等在工作過程中由于主觀或客觀的因素而造成的風(fēng)險,它包括以下幾個方面的主要內(nèi)容:

  1.會計電算化系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等均保存在磁性介質(zhì)上,他們很容易被仿造、復(fù)制和修改,并不會留下任何痕跡,磁性介質(zhì)在受熱、受潮、彎曲、強磁場等因素的影響下都會損壞,造成會計信息的丟失。

  2.原始數(shù)據(jù)一旦錄入,大部分處理均由計算機自動完成,處理過程中出現(xiàn)的錯誤,很難追查責(zé)任人員。操作人員在錄入數(shù)據(jù)時可能發(fā)生錯誤,更有甚者,在錄入數(shù)據(jù)時人為采用虛構(gòu)、修改、省略、重復(fù)錄入、延遲錄入等手段造成會計信息的失真。

  3.數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用,使得數(shù)據(jù)資料的共享程度提高,如果沒有有效的控制措施,有關(guān)操作人員就會非法操作,超越自己的權(quán)限進行操作,有關(guān)技術(shù)人員、維護人員利用工作之便就會修改程序、刪除或篡改有關(guān)文件等。

  4.獲得授權(quán)對系統(tǒng)進行管理維護的管理人員、技術(shù)人員,在進行非法操作時很具欺騙性,手段更隱蔽,往往很難及時發(fā)現(xiàn)。他們甚至利用工作之便竊取有關(guān)商業(yè)機密,非法獲取有關(guān)會計數(shù)據(jù)等。

 ?。ㄎ澹┕芾盹L(fēng)險

  這是指會計電算化系統(tǒng)的有關(guān)管理制度不完善、不健全而引起的風(fēng)險。會計電算化系統(tǒng)在處理方式和內(nèi)部結(jié)構(gòu)上和原來的手工會計系統(tǒng)存在著較大的差別,原來的一系列管理制度已不能適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)管理工作的需要。要保證會計電算化系統(tǒng)的正常、安全、有效運行,必須建立健全一系列管理制度,否則不但不能很好地發(fā)揮會計電算化系統(tǒng)的作用,而且還會造成單位會計工作的混亂,給各種非法舞弊行為以可乘之機,甚至?xí)o國家、社會、集體造成無法挽回的損失。

  三、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的主要措施

  對會計電算化系統(tǒng)中存在的種種內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險,廣大財務(wù)人員必須要有充分的認(rèn)識,并采取有效的風(fēng)險防范措施,充分發(fā)揮會計電算化系統(tǒng)的作用。目前我們可以綜合采用以下幾種措施來防范并減少會計電算化系統(tǒng)中內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險的發(fā)生,提高會計電算化系統(tǒng)的效率和質(zhì)量。

  (一)建立健全會計電算化系統(tǒng)的管理制度

  要保證會計電算化系統(tǒng)能夠安全、準(zhǔn)確、可靠地運行,必須特別重視會計電算化系統(tǒng)的管理工作,建立健全會計電算化系統(tǒng)的各項管理制度。實踐證明,不建立健全有效的管理制度,不嚴(yán)格執(zhí)行這些制度,不但不能很好地發(fā)揮會計電算化系統(tǒng)的作用,甚至還會造成單位會計工作的混亂,給國家和集體造成損失。會計電算化系統(tǒng)的管理制度一般包括以下幾個方面的主要內(nèi)容:各種人員的崗位責(zé)任制度,安全保密制度,系統(tǒng)的操作管理制度,數(shù)據(jù)管理制度,會計檔案管理制度,系統(tǒng)維護管理制度,會計軟件評審制度,系統(tǒng)工作環(huán)境制度等。

  建立健全會計電算化系統(tǒng)的管理制度,不僅應(yīng)當(dāng)引起廣大會計人員的高度重視,更應(yīng)該引起各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是財務(wù)負(fù)責(zé)人的高度重視,杜絕并防范由于管理制度不健全不完善而帶來的各種內(nèi)部控制風(fēng)險。

 ?。ǘ┩晟茣嬰娝慊到y(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系

  手工會計中那種職權(quán)分離、互相牽制的控制方法不能有效地控制會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險,必須重新建立一系列完善的會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系,這一內(nèi)部質(zhì)量控制體系主要是從組織形式和會計軟件的功能兩個方面來實現(xiàn)的,分為常規(guī)控制和應(yīng)用控制兩類,包括以下幾個方面的主要內(nèi)容:

  1.組織控制制度。它是指會計電算化系統(tǒng)在組織結(jié)構(gòu)和責(zé)職分離方面建立的內(nèi)部質(zhì)量控制制度和保護性措施,它主要包括組織機構(gòu)的劃分、技術(shù)人員與用戶的職能分離、技術(shù)人員之間的職能分離等。

  2.操作控制制度。它是指系統(tǒng)在操作制度方面建立的各種質(zhì)量控制措施,通過制定和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程來保證系統(tǒng)運行的規(guī)范化、制度化以及操作人員的合法化。它主要包括崗位責(zé)任制度、系統(tǒng)操作規(guī)程、系統(tǒng)環(huán)境控制、系統(tǒng)接觸控制、系統(tǒng)后備控制、控制臺記錄規(guī)程、操作時間記錄、系統(tǒng)文檔控制標(biāo)準(zhǔn)等。

  3.開發(fā)與維護控制制度。它是指系統(tǒng)在開發(fā)維護階段建立的各種強有力的控制措施,包括需求分析控制、系統(tǒng)設(shè)計控制、系統(tǒng)測試控制、系統(tǒng)試運行控制、系統(tǒng)運行與維護控制等。

  4.輸入控制制度。會計電算化系統(tǒng)中輸入的數(shù)據(jù)量一般較大,有效的輸入控制可以使錯誤的數(shù)據(jù)輸入比較容易發(fā)現(xiàn)并及時得以糾正,一般可以通過確定輸入數(shù)據(jù)的范圍、兩次鍵入法、復(fù)核輸入法、校驗碼控制輸入法等多種方法來保證輸人數(shù)據(jù)的正確,會計電算化系統(tǒng)在設(shè)計時常將這幾種輸入控制法綜合使用。

  5.處理控制制度。處理控制多為程序化的控制,主要通過系統(tǒng)內(nèi)部控制程序的運行來自動保證數(shù)據(jù)處理的正確性,一般通過程序設(shè)計和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計的方法來實現(xiàn)。

  6.輸出控制制度。它是對會計電算化系統(tǒng)輸出環(huán)節(jié)的控制,它包括以下幾個方面的主要內(nèi)容:第一,對輸出結(jié)果的正確性進行檢查;第二,對輸出結(jié)果接受者的合法身份進行檢查,防止重要經(jīng)濟信息的非法泄露;第三,對輸出結(jié)果的及時性和輸出結(jié)果傳遞過程的準(zhǔn)確性進行檢查,以保證輸出的會計信息準(zhǔn)確、真實、可靠。

 ?。ㄈ┘訌姇嬰娝慊到y(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量的符合性控制

  符合性控制是對會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的完整性、有效性和實施情況進行控制。符合性控制可通過控制抽樣確定控制范圍,找出內(nèi)部質(zhì)量的控制弱點,確定內(nèi)部質(zhì)量控制的可靠性情況。進行符合性控制時,需要在明確控制目標(biāo)的基礎(chǔ)上,確定一定的控制標(biāo)準(zhǔn)進行判斷。這些控制標(biāo)準(zhǔn)主要是指內(nèi)部質(zhì)量控制系統(tǒng)的健全性、有效性和完善性等方面的控制指標(biāo)。

 ?。ㄋ模┘訌娙耸鹿芾?,提高財務(wù)人員素質(zhì)會計電算化系統(tǒng)是一門邊緣學(xué)科,它涉及到財會理論及實務(wù)知識、計算機知識、管理科學(xué)、信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)等多方面的知識,對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求很高。加強財務(wù)人員管理,不斷提高他們的綜合素質(zhì),是有效防范會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險的重要措施。要經(jīng)常對他們開展會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險的防范教育,增強風(fēng)險防范意識,經(jīng)常開展政治和業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高財務(wù)人員的思想素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),對違規(guī)人員一定要從嚴(yán)處理,直至調(diào)離工作崗位。

 ?。ㄎ澹┚C合采用多種科學(xué)的審計方法,積極開展會計電算化系統(tǒng)的審計工作

  采用科學(xué)的審計方法對會計電算化系統(tǒng)進行有效審計可以大大減少會計電算化系統(tǒng)存在的內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險,保證會計電算化系統(tǒng)的正常運行。它主要包括以下幾個方面的內(nèi)容:

  1.在審計工作中可以綜合采用多種科學(xué)的審計方法,以最大程度地減少內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險。目前針對會計電算化系統(tǒng)審計的特點,審計人員在審計工作中采用的審計方法主要有:調(diào)查問卷法、模擬測試法、程序分析法、審計控制法、審計軟件法等。

  2.積極開展會計電算化系統(tǒng)的事前審計,對系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制制度的嚴(yán)密性、完善性,系統(tǒng)的合規(guī)合法性,系統(tǒng)的可審性等進行評價,保證系統(tǒng)合法地、正確地運行。

  3.積極開展會計電算化系統(tǒng)的事中審計,定期對被審計單位會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制制度進行審計,調(diào)查了解系統(tǒng)的實際運行情況,找出系統(tǒng)內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié),提出改進內(nèi)部控制的意見,督促被審單位進一步完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。

  4.重視會計電算化系統(tǒng)的事后審計。通過事后審計,對會計電算化系統(tǒng)的電子帳以及打印輸出資料的真實性、合法性進行評價,對事前事中審計中提出的改進意見執(zhí)行情況進行監(jiān)督,尤其要監(jiān)督檢查被審計單位會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制薄弱環(huán)節(jié)的改進情況。

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