摘　要：會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢，文章主要分析會計電算化對內部控制的影響，并以此為基礎探討關于電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內部控制建設問題，以確保企業(yè)實行會計電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運行。

　　關鍵詞：會計電算化　內部控制　影響

　　會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱，是電子計算機代替人工，實現(xiàn)報賬、記賬、算賬、查賬以及部分需由人工完成的對會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷，乃至提供決策的過程。隨著電子信息技術的普及，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了會計電算化系統(tǒng)后，會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高；另一方面，也為企業(yè)的內部控制帶來許多新問題。

　　一、會計電算化對內部控制的影響

　　1.手工會計系統(tǒng)中，內部控制的方式主要是人員的內部牽制制度。會計電算化后，會計賬務的集中化處理，使會計部門傳統(tǒng)的內部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的計算機內部控制措施，如憑證借貸平衡校驗，余額發(fā)生額平衡檢查。由此可見，電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內容控制方法主要是通過會計軟件來實現(xiàn)的。因此，計算機系統(tǒng)的內部控制也由手工條件下的單一人工控制轉為人工控制和程序控制。

　　2.存儲介質的變化。在手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件，這些紙質原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質原件的一個基本特征。但是，電算化系統(tǒng)下原來紙質的會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務記錄的“原件”。另外，電磁介質易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機中如何使磁性介質上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。

　　3.控制的范圍擴大。傳統(tǒng)的內容控制主要針對交易處理。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應擴大，包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網絡系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權限的控制、修改程序的控制等，以及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責任制度等。

　　4.電算化會計信息系統(tǒng)交易授權、執(zhí)行與手工會計系統(tǒng)存在差異。授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制，在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經過某些具有相應權限人員的簽章。但在電算化會計信息系統(tǒng)中，業(yè)務人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權利或運行特定程序進行業(yè)務處理，由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。例如：業(yè)務人員被客戶收買，非法取得他人口令，繞過批準程序開出銷售提單；非法核銷客戶應收款及相關資料；掌握公司顧客訂單密碼，開出假訂單，騙走公司產品等。

　　二、建立和完善電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內部控制

　　1.組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當?shù)慕M織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂〞嬛鞴堋⒊黾{、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括系統(tǒng)管理、操作、進行系統(tǒng)維護等工作崗位。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。設立會計核算崗位，可以一人多崗，也可以一崗多人，但必須做到不相容職務的分離。在電算化會計系統(tǒng)中，不相容的職務主要有系統(tǒng)開發(fā)職務與系統(tǒng)操作的職務；數(shù)據(jù)維護管理職務與電算審核職務；數(shù)據(jù)錄入職務與審核記賬職務；系統(tǒng)操作職務與系統(tǒng)檔案管理職務等。建立健全會計電算化崗位的內部控制制度，可以使不同崗位相互監(jiān)督、制約，以使企業(yè)達到防止舞弊和欺詐的目的。

　　2.系統(tǒng)日常操作管理控制。系統(tǒng)操作控制主要表現(xiàn)為操作權限控制和操作規(guī)程控制兩個方面。操作權限控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的權限對系統(tǒng)進行作業(yè)，不得超越權限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應制定適當?shù)臋嘞迾藴鼠w系，使系統(tǒng)不被越權操作，從而保證系統(tǒng)的安全。操作權限控制常采用設置口令來實行，操作規(guī)程控制是指系統(tǒng)操作必須遵循一定的標準操作規(guī)程進行。操作規(guī)程應明確職責、操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件，如對進入機房內的人員進行嚴格審查；規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范；規(guī)定軟盤專用以防病毒感染；規(guī)定不準在計算機上玩電腦游戲等等。標準操作規(guī)程包括：軟硬件操作規(guī)程，作業(yè)運行規(guī)程，上機時間記錄規(guī)程等。

　　3.系統(tǒng)維護控制。系統(tǒng)的維護是指日常為保障系統(tǒng)正常運行而對系統(tǒng)硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護控制就是針對這些工作而實施的控制。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要包括定期進行檢查并做好記錄；在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進行故障分析并做好記錄。而軟件維護包括正確性維護、適應性維護和完善性維護。在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關人員進行監(jiān)督。

　　4.數(shù)據(jù)和程序控制。數(shù)據(jù)和程序控制主要是指對數(shù)據(jù)、程序的安全控制。程序的安全與否直接影響著系統(tǒng)的運行，而數(shù)據(jù)的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性。數(shù)據(jù)控制的目標是要做到任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復與重建等。程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。程序的安全控制還要求系統(tǒng)使用單位制定具體的防病毒措施，包括對所有來歷不明的介質和在使用前進行病毒檢測，定期對系統(tǒng)進行病毒檢測，使用網絡病毒防火墻以防止日益猖獗的網絡病毒侵入等。

　　5.網絡的安全控制。網絡對會計信息系統(tǒng)的安全性提出了比單機系統(tǒng)更高的要求，需加強以下幾個方面的控制：

　　（1）用戶權限設置：從業(yè)務范圍出發(fā)，將整個網絡系統(tǒng)分級管理，設置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專職會計員等崗位，層層負責，對各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權限進行嚴格限制，把各項業(yè)務的授權、執(zhí)行、記錄以及資產保管等職能授予不問崗位的用戶，并賦予不同的操作權限，拒絕其他用戶的訪問。

　?。?）密碼設置：每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進入系統(tǒng)，對密碼進行分組管理，避免使用易破譯的密碼。對存儲在網絡上的重要數(shù)據(jù)進行有效加密。在網絡中傳播數(shù)據(jù)前對相關數(shù)據(jù)進行加密，接收到數(shù)據(jù)后再進行相應的解密處理，并定期更新加密密碼。

　　6.電算化會計檔案管理的內部控制。電算化條件下會計檔案的保管范圍不僅限于原有賬、證、表，而且還包括軟件技術和軟件使用過程中產生的其他檔案，這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質。系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統(tǒng)內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)，一般包括：

　?。?）存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；

　?。?）各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方；

　?。?）采用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

　　綜上所述，會計電算化系統(tǒng)的產生和發(fā)展，極大地提高了會計的工作效率，要做好會計電算化工作，就必須建立健全電算化會計系統(tǒng)內部控制制度，并認真執(zhí)行，這是內部管理的需要，是保證企業(yè)正常運行的需要。

　　參考文獻：

　　1.崔菲。論網絡會計系統(tǒng)的內部控制。財務與會計導刊，2003（12）。

　　2.鐘宏。論電算化會計系統(tǒng)的內部控制。財務與會計導刊，2003（2）。