本規(guī)則參照GB1.1一87《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則　標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)的基本規(guī)定》結(jié)合我部檔案管理規(guī)范編寫(xiě)的實(shí)際情況制定的。

　　1　主題內(nèi)容與適用范圍

　　本規(guī)則規(guī)定了檔案管理規(guī)范編寫(xiě)的基本要求、規(guī)則的構(gòu)成、 條文的編排。

　　本規(guī)則適用于編寫(xiě)機(jī)械行業(yè)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范。

　　2　引用標(biāo)準(zhǔn)

　　GB1.1《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則　標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)的基本規(guī)定》

　　3　檔案管理規(guī)范編寫(xiě)的基本要求

　　3.1　貫徹國(guó)家有關(guān)政策，法令和法規(guī)，與同級(jí)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)， 下級(jí)標(biāo)準(zhǔn)不得與上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)相抵觸。

　　3.2　規(guī)范的文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)， 避免產(chǎn)生不易理解或不同理解的可能性。標(biāo)準(zhǔn)的圖樣、表格、 數(shù)值和其他管理內(nèi)容應(yīng)正確無(wú)誤。

　　3.3　規(guī)范中的術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、代號(hào)應(yīng)統(tǒng)一，并與其他的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)一致。同一術(shù)語(yǔ)應(yīng)表達(dá)同一概念，同一概念應(yīng)采用同一術(shù)語(yǔ)來(lái)表達(dá)。 類(lèi)似部分應(yīng)采用相同的表達(dá)形式與措詞。

　　4　檔案管理規(guī)范的構(gòu)成

　　檔案管理規(guī)范的一般構(gòu)成和編寫(xiě)順序如下：

　　上述構(gòu)成部分不是任何一項(xiàng)檔案管理規(guī)范都需要全部包括的。 一項(xiàng)檔案管理規(guī)范究竟應(yīng)包括其中的哪些部分，可根據(jù)實(shí)際情況確定。

　　5　概述部分

　　5.1　封面與首頁(yè)

　　規(guī)范的封面、首頁(yè)及內(nèi)頁(yè)應(yīng)符合GB1.2的規(guī)定， 當(dāng)規(guī)范的印刷為合訂本時(shí)、可設(shè)封面。

　　5.2　目次

　　5.2.1　當(dāng)規(guī)范的內(nèi)容較長(zhǎng)、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、條文較多（一般印刷在15頁(yè)以上）時(shí)應(yīng)編寫(xiě)目次。

　　5.2.2　目次的內(nèi)容包括篇、章和附錄的編號(hào)、標(biāo)題以及所在頁(yè)碼。標(biāo)題及頁(yè)碼之間用符號(hào)“……連接。

　　5.2.3　目次中所引標(biāo)準(zhǔn)正文標(biāo)題的頁(yè)碼應(yīng)加圓括號(hào)。目次應(yīng)另編頁(yè)碼，不與規(guī)范正文的頁(yè)碼連續(xù)。

　　5.3.1　規(guī)范名稱應(yīng)簡(jiǎn)短明確地反映規(guī)范化對(duì)象或規(guī)范的主題。必要時(shí)，應(yīng)在規(guī)范化對(duì)象前加說(shuō)明部分以明確其他相類(lèi)似標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)別。

　　例：科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

　?。ㄕf(shuō)明部分）

　　5.3.2　規(guī)范名稱一般由規(guī)范化對(duì)象的名稱和所規(guī)定的管理特征兩部分組成，如果兩部分連起來(lái)不通順，可在兩者之間留一字的位置，不用破折號(hào)，在封面和首頁(yè)可寫(xiě)成兩行。

　　例：標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則　標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)的基本規(guī)定

　　5.3.3　規(guī)范化對(duì)象的名稱過(guò)長(zhǎng)時(shí)，在規(guī)范正文的敘述中可用簡(jiǎn)稱，但在第一次出現(xiàn)全稱時(shí)用括號(hào)加以說(shuō)明。

　　例：《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱“規(guī)則”）。

　　5.4　引言

　　引言一般不寫(xiě)標(biāo)題，也不編號(hào)。其內(nèi)容包括：制定規(guī)范的依據(jù)，目的，執(zhí)行本規(guī)范的原則和需要在引言中表述的其他內(nèi)容。 如這些內(nèi)容不需說(shuō)明時(shí)，引言可省略。

　　6　正文部分

　　6.1　主題內(nèi)容與適用范圍

　　6.1.1　主題內(nèi)容

　　簡(jiǎn)明說(shuō)明規(guī)范的主要內(nèi)容（一般在50字以下）

　　一般采用下列典型用語(yǔ)：

　　“本規(guī)范規(guī)定了……?！?/p>

　　6.1.2　適用范圍

　　主要規(guī)定了規(guī)范適用范圍或應(yīng)用領(lǐng)域，必要時(shí)， 還應(yīng)明確寫(xiě)出不適用范圍或領(lǐng)域。

　　“本規(guī)范適用于……?！?/p>

　　“本規(guī)范適用于……，……可參照使用?！?/p>

　　“本規(guī)范適用于……也適用于……?！?/p>

　　“本規(guī)范不適用于……?！?/p>

　　6.2　引用標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)文件

　　說(shuō)明檔案管理規(guī)范中直接引用和必須配合使用的標(biāo)準(zhǔn)。 應(yīng)寫(xiě)明標(biāo)準(zhǔn)號(hào)和名稱，必須遵照的法規(guī)文件應(yīng)寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)及題名。

　　6.3　術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、代號(hào)

　　管理規(guī)范中使用的術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、代號(hào)， 必要時(shí)應(yīng)同時(shí)寫(xiě)明其定義或說(shuō)明。

　　6.4　管理規(guī)范內(nèi)容

　　6.4.1　管理規(guī)范的內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)各類(lèi)檔案管理規(guī)范對(duì)象的特點(diǎn)和需要進(jìn)行編寫(xiě)。

　　6.4.2　應(yīng)明確規(guī)定該規(guī)范涉及的管理職能及業(yè)務(wù)范圍，寫(xiě)明所管理的事項(xiàng)由哪些部門(mén)主管，其他部門(mén)或基層單位應(yīng)負(fù)責(zé)哪些工作。

　　6.4.3　應(yīng)明確檔案管理工作的數(shù)量、質(zhì)量、期限、程序、方法的要求以及有關(guān)責(zé)任單位的協(xié)作方式和互相制約的關(guān)系、制約方式， 工作中遇有矛盾的處理方式等。需要信息管理反饋時(shí)，應(yīng)規(guī)定信息反饋的渠道、 內(nèi)容、方式和處理程序。

　　6.5　檢查與考核

　　規(guī)定有關(guān)部門(mén)完成的期限、數(shù)量和質(zhì)量檢查與考核的方法。

　　7　補(bǔ)充部分

　　7.1　附錄

　　7.1.1　根據(jù)實(shí)際需要編制檔案管理規(guī)范附錄。附錄分為“補(bǔ)充件”和“參考件”兩種，按補(bǔ)充件在前，參考件在后順序編排， 并分別在目次中、條文中和附錄標(biāo)題下方寫(xiě)明。

　　7.1.2　“補(bǔ)充件”附錄，主要是指對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容所作的補(bǔ)充，相當(dāng)于管理內(nèi)容的一個(gè)組成部分。能直接寫(xiě)入正文的盡量不編寫(xiě)附錄。

　　7.1.3　“參考件”附錄，主要是幫助理解管理規(guī)范的內(nèi)容。以便正確掌握和使用規(guī)范。

　　“參考件”附錄。主要內(nèi)容包括：

　　A.規(guī)范中重要規(guī)定的依據(jù)和有關(guān)問(wèn)題的系統(tǒng)介紹；

　　B.規(guī)范中有關(guān)條文的參考性資料或推薦性方法；

　　C.正確使用規(guī)范的說(shuō)明等。

　　7.2　附加說(shuō)明

　　“附加說(shuō)明”分段寫(xiě)在規(guī)范終結(jié)線的下面。主要內(nèi)容如下：

　　本規(guī)范由××單位提出。

　　本規(guī)范主要起草人或單位。

　　本規(guī)范由××單位負(fù)責(zé)解釋。

　　8　檔案管理規(guī)范條文的編排及編號(hào)

　　8.1　檔案管理規(guī)范按其內(nèi)容分為若干章。第一層次為章， 以下層次統(tǒng)為條。層次劃分一般不超過(guò)四節(jié)。

　　8.2　章。條層次的編號(hào)方法采用阿拉伯?dāng)?shù)字， 每?jī)蓚€(gè)層次之間加圓點(diǎn)。圓點(diǎn)加在數(shù)字右下角，編號(hào)方法加附錄一（補(bǔ)充件）所示。

　　8.3　章，條的編號(hào)應(yīng)左起頂格書(shū)寫(xiě)。有標(biāo)題時(shí)， 在編號(hào)后空一十字的位置再寫(xiě)標(biāo)題，另起一行寫(xiě)具體內(nèi)容。無(wú)標(biāo)題時(shí)， 在編號(hào)之后空一個(gè)字的位置再寫(xiě)具體內(nèi)容。

　　8.4　標(biāo)準(zhǔn)條文的編排及編號(hào)格式如附冊(cè)二（補(bǔ)充件）所示。

　　9　終結(jié)線

　　在附加說(shuō)明前，版面的中間劃一條粗實(shí)線作為終結(jié)線。 其長(zhǎng)度約為版面寬度的1／4.

　　附錄一　檔案管理規(guī)范層次編號(hào)示例（補(bǔ)充件）

　　注：1.引言部分可有可無(wú)。2.當(dāng)規(guī)范不設(shè)篇時(shí)，去掉篇的編號(hào)，即為不設(shè)篇的規(guī)范的層次編號(hào)。

　　附錄二　檔案管理規(guī)范條文排列格式示例

　　（補(bǔ)充件）