費用發(fā)生與票據(jù)整理 酒店員工因工作需要發(fā)生費用支出后，應及時收集并妥善保管相關的原始票據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)、車票、住宿清單等。確保票據(jù)真實、合法、有效，且與費用支出的內(nèi)容相符。 員工需將票據(jù)按類別（如差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品費等）進行分類整理，并在票據(jù)上注明費用發(fā)生的日期、事由、金額等關鍵信息。如果有需要，還應附上相關的說明文件或審批表，如出差審批單、業(yè)務招待申請單等。 填寫報銷單 員工根據(jù)整理好的票據(jù)，填寫費用報銷單。報銷單上應詳細填寫報銷日期、報銷人姓名、部門、費用類別、具體用途、報銷金額等信息。 在報銷單的 “附件張數(shù)” 欄注明所附票據(jù)的數(shù)量。同時，員工需在報銷單上簽字確認，表明所填寫的信息真實、準確，并承諾遵守酒店的財務制度。 部門負責人審核 員工將填寫好的報銷單及相關票據(jù)提交給所在部門的負責人。部門負責人應認真審核報銷事項的真實性、合理性和必要性，確認該費用是否與本部門的工作業(yè)務相關，是否符合酒店的預算和費用控制標準。 部門負責人審核通過后，在報銷單上簽署審核意見和姓名，然后將報銷單流轉至財務部門。 財務審核 財務部門收到報銷單后，首先對票據(jù)的合法性、合規(guī)性進行審核。檢查發(fā)票是否符合稅務規(guī)定，票據(jù)的內(nèi)容是否完整、準確，有無涂改、偽造等情況。 財務人員會核對報銷金額是否與票據(jù)金額一致，計算是否正確。同時，根據(jù)酒店的財務制度和相關規(guī)定，審核費用的報銷標準是否符合要求，如差旅費的住宿標準、交通補貼標準等。 對于不符合財務規(guī)定或存在疑問的報銷事項，財務人員會及時與報銷人或相關部門進行溝通，要求補充說明或提供相關證明材料。審核通過后，財務人員在報銷單上簽署審核意見和姓名。 總經(jīng)理審批 經(jīng)過財務審核后的報銷單，通常需要提交給酒店總經(jīng)理進行審批。總經(jīng)理會從整體經(jīng)營和費用控制的角度出發(fā)，對大額費用或重要事項的報銷進行最終審核。 總經(jīng)理審批通過后，在報銷單上簽署審批意見和姓名。對于一些金額較小、日常性的費用報銷，酒店可能會授權給其他相關領導進行審批，具體授權范圍和流程根據(jù)酒店的內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。 報銷付款 報銷單經(jīng)過各級審批后，財務部門根據(jù)審批結果進行報銷付款。如果報銷金額在酒店規(guī)定的現(xiàn)金支付范圍內(nèi)，財務人員可以用現(xiàn)金支付給報銷人，并要求報銷人在現(xiàn)金報銷單上簽字確認。 對于金額較大或不符合現(xiàn)金支付條件的報銷款項，財務部門會通過銀行轉賬的方式將款項支付到報銷人的銀行賬戶。財務人員在付款后，會在報銷單上加蓋 “已付款” 印章，并登記相關的財務賬目。 歸檔保存 財務部門將已完成報銷付款的報銷單及相關票據(jù)進行整理歸檔，按照會計檔案管理的要求進行保存。這些檔案將作為酒店財務核算和審計的重要依據(jù)，保存期限一般按照國家相關法規(guī)和酒店的內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。